Der Prozess beginnt beim Scannen der Papierrechnungen oder dem Import von Rechnungen per E-Mail. Kopf- und Positionsdaten werden automatisch ausgelesen, bevor die Belege zur Freigabe und Verbuchung im System bereitgestellt werden. Alle Belege werden revisionssicher archiviert, sodass ein einen sicherer und transparenter Überblick stets beibehalten wird.
Die Einführung der E-Rechnung bringt für Unternehmen aller Größenordnungen zahlreiche Vorteile mit sich. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren durch Kosteneinsparungen und eine gesteigerte Effizienz erheblich.
Erfahren Sie hier die E-Rechnung Vorteile auf einen Blick:
E-Rechnungen lassen sich schneller und einfacher verarbeiten als herkömmliche Papierrechnungen. Das liegt daran, dass sie in einem strukturierten digitalen Format vorliegen, das von Computersystemen automatisch gelesen und verarbeitet werden kann. Dadurch entfallen zeitaufwändige manuelle Schritte wie das Einscannen, Abtippen oder manuelle Eingaben.
E-Rechnungen werden zügig an den Empfänger übermittelt, was die Zahlungsfristen verkürzt und die Liquidität des Unternehmens verbessert.
Durch die automatische Verarbeitung werden Fehler bei der Dateneingabe minimiert, was zu weniger Zahlungsverzögerungen und Nachforderungen führt.
E-Rechnungen werden zentral verwaltet, was eine bessere Übersicht über alle offenen Rechnungen ermöglicht und die Kontrolle der Zahlungsströme erleichtert.
Mit E-Rechnungen lassen sich Kosten für Druck, Porto und Archivierung deutlich reduzieren, da keine physischen Rechnungen mehr gedruckt oder versendet werden müssen. Stattdessen werden die Rechnungen direkt elektronisch an den Empfänger übermittelt.
Es fallen keine Kosten für das Drucken der Rechnungen an.
Der Versand per Post entfällt, was ebenfalls Kosten spart.
Elektronisch gespeicherte Rechnungen sind günstiger zu archivieren als Papierdokumente, was langfristig Kosten senkt.
E-Rechnungen sind genauso rechtssicher wie herkömmliche Papierrechnungen. Sie müssen die gleichen gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um ihre Gültigkeit zu behalten.
Es legt fest, welche Angaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen, egal ob digital oder analog.
Diese regelt die speziellen Anforderungen an E-Rechnungen, insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern.
GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern
Sie stellen sicher, dass elektronische Rechnungen revisionssicher archiviert werden können.
E-Rechnungen helfen, die Umwelt zu schonen, da sie den Papierverbrauch deutlich reduzieren.
Durch den Einsatz von E-Rechnungen kann der Papierverbrauch um bis zu 80 % gesenkt werden.
Weniger Papier und der Wegfall des Postversands verringern den CO2-Ausstoß erheblich.
Unternehmen, die noch keinen Schritt in Richtung elektronische Rechnungen gemacht haben, sollten jetzt aktiv werden. Denn die Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen, wird im Zuge einer umfassenden Digitalisierung der Prozesse nach und nach eingeführt. Es ist also ratsam, sich frühzeitig darauf einzustellen.
Die Bundesregierung und die Europäische Union (EU) sehen in der Einführung der E-Rechnungspflicht positive Chancen. Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse werden diese nicht nur effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher im Vergleich zu Papierrechnungen. Ein weiterer großer Vorteil elektronischer Rechnungen ist, dass sie leicht maschinell ausgewertet werden können. Das erleichtert zum Beispiel die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug erheblich. Insgesamt ist die Digitalisierung der Rechnungen ein wichtiger Schritt, um die Wirtschaft in Deutschland moderner und zukunftsfähiger zu gestalten.
Bundesministerium der Finanzen
Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025
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